文件的編號分為文件的識別編號（即文件代號）和文件的發放編號。識別編號反映該文件的種類、屬性及版本，發放編號則反映該文件的發放對象，即所有權人（有時是部門），這兩種編號都應是惟一的。有了識別編號，在提及該文件時，可以不必再敘述名稱，而以識別編號代之。有了發放編號，就不必再在文件上標注使用人姓名，文件使用人變更（例如人員調離、退休）時也不需重新標注發放編號，而只需要在文件發放清單上做好使用人變更的記錄和發放、回收的登記即可。
    由于國家有關部門（或國際組織）在批準發布技術文件時，已給出文件的識別編號，實驗室無需對外來技術文件重新給出識別編號。需要建立文件識別編號的，大多是實驗室制定的文件。文件識別編號可用英文字母和阿拉伯數字的組合來表示，例如：XXXX/XX
    XXX—XXXX。代號最前面是用英文縮寫表示的機構代號，“/”后面的第一、二位用英文字母表示文件類型識別，不同的字母組合分別代表質量手冊、程序文件、作業指導書（可細分為檢測/校準實施細則、操作規程、測量不確定度評定書、期間核查辦法、型式評價大綱等）、表格、質量計劃、記錄、網格文件等。“/”后面的第三、四、五位用阿拉伯數字表示文件序號，如該測量不確定度評定書是實驗室的第8份測量不確定度評定書，則表示為“008”。“一”后面的四位阿拉伯數字表示文件批準的年份。